Työnimuun! rekisteri- ja tietosuojaseloste - Maria Akatemia | Ihmisten ja yhteisöjen kasvun asiantuntija

Rekisteri- ja tietosuojaseloste / Työnimuun! -hanke

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin kerätään tietoa Työnimuun! -hankkeeseen osallistuvilta. Toimintamuotoina ovat kartoittavat yksilötapaamiset ja ammatillisesti ohjatut vertaisryhmät sekä työnantajille suunnatut työpajat, webinaarit ja muut tapahtumat. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja kehittämiseen sekä jatkopoluille ohjaamiseen. Muuta kerättyä tietoa käytetään anonyymisti tulosten ja vaikutusten osoittamiseen rahoittajalle sekä tutkimuskäyttöön.

Rekisterinpitäjä: Maria Akatemia ry

Yhteystiedot: Malmin raitti 17 B 2. krs, 00700 Helsinki, puh 09 7562 2250

Yhteyshenkilö: toiminnanjohtaja Sari Nyberg

Rekisterin nimi: Maria Akatemia ry:n Työnimuun! -hankkeen toimintaan osallistuvilta kerätyt henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö

Eli mitä tietoja toimintaan osallistuvilta kerätään:

Yhteydenottolomakkeen yhteydessä kysytään pakollisina henkilötietona nimi ja sähköpostiosoite. Vapaaehtoisina tietoina puhelinnumero.

Kartoittaviin yksilökeskusteluihin ilmoittautumisen yhteydessä ajanvarausjärjestelmän kautta kerätään seuraavat pakolliset henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi vapaaehtoisena tietona voi antaa kotikaupungin sekä laittaa viestin työntekijälle.

Kartoittavissa yksilökeskusteluissa kerätään/tarkennetaan seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Jos asiakas haluaa täyttää tunnevaaka-mittarin, siinä kysytään myös syntymävuosi, koulutustausta sekä nykyinen työllisyystilanne. Tunnevaaka -kyselyssä kartoitetaan omaa kuormitustekijöiden ja voimavarojen suhdetta yhteisen keskustelun pohjaksi. Yksilötapaamisista kirjataan lyhyt yhteenveto, josta ilmenee tapaamispäivämäärät sekä ohjautuminen ryhmätoimintaan tai mahdollinen palveluohjaus johonkin muuhun tahoon.

Vertaisryhmiin osallistuvilta kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, kotipaikkakunta, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Mentorointikoulutukseen ja mentoritoimintaan osallistuvilta kysytään nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotipaikkakunta sekä lyhyt kuvaus omasta taustasta sekä kiinnostuksesta mentorointiin.

Koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat pakolliset henkilötiedot: nimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi osallistuja voi kertoa organisaationa ja tittelinsä.

Rekisterin tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ellei kyse ole henkilöön kohdistuvan uhan tai rikoksen epäilystä tai muusta lain velvoittamasta ilmoitusvelvollisuudesta.

Tutkimuskyselyyn osallistuvilta ja tutkimusluvan antaneilta asiakkailta kyselylomakkeen avulla kertynyttä tietoa voidaan kuitenkin anonyymisti luovuttaa ulkopuoliselle tutkijalle, joka on saanut tutkimusluvan aineiston käyttöön Maria Akatemia ry:ltä. Jos asiakas haluaa osallistua tutkimushaastatteluun, näiden asiakkaiden yhteystiedot voidaan välittää tutkijalle tutkimushaastattelua varten. Tutkimukseen osallistuvien henkilöiden tutkimusluvat säilytetään luottamuksellisesti lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla työntekijöillä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tilastoivat tiedot käsitellään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla. Rekisteriin on pääsy työtehtävien nojalla ainoastaan hankkeeseen palkatuilla työntekijöillä.

Tietojen arkistointi ja hävittäminen

Asiakkaiden henkilötietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellisen ajan. Ajanjakso riippuu asiakasprosessin kestosta. Tietoja säilytetään kuitenkin maksimissaan kolme vuotta.

Annetut palautteet (kerätty anonyymisti) säilytetään sähköisessä rekisterissä, joka on suojattu salasanalla.

Tiedot päivitetty 19.11.2024